個人事業主の経理、まず作るべきExcel5選

1. 請求書（毎月2〜10枚、最重要）

売上の入り口です。屋号・振込先・インボイス登録番号・源泉徴収の有無を毎回書き直すのは非効率なので、テンプレを1枚固定してコピーで運用するのが基本。取引先に PDF で送るときは ファイル名を「請求書_2026-07_取引先名.pdf」の順で統一すると、後から確定申告で並べ替えるときにラクです。

ツールで手早く作りたい方は、当サイトの 請求書ジェネレーター で PDF まで出せます。源泉徴収の対象になる報酬は、源泉徴収税 計算ツール で手取り額まで先に確認しておくと、請求書に書く「源泉徴収税額」欄の記入ミスが減ります。

2. 見積書（案件前の見立て、失注時の学びにも）

「見積書は請求書の下書き」と考えると気楽です。金額を口頭で伝えて「思ってたのと違う」になるのが一番の時間ロスなので、少額でも1度紙に落とすクセをつけると良いです。失注した見積を捨てずに残しておくと、価格感の学習データにもなります。

見積書ジェネレーターを使えば同じ雛形で請求書との整合が取れます。

3. 経費管理帳（月1回、締めて保存）

レシートを溜め込むと年末に地獄を見ます。月末に1日だけ「経費入力の日」を決めるのが現実解です。Excelの列は「日付／科目／金額／取引先／摘要／支払方法」の6列で十分。科目は会計ソフトが後で吸収してくれるので、最初は多少ざっくりでかまいません。

大事なのは 「証憑（レシート・請求書PDF）と紐づく行番号を書いておく」こと。電子帳簿保存法で紙レシートをスキャンして保存する場合、ファイル名に「経費_20260715_001.pdf」のように行番号を入れると検索が一発で終わります。

4. 売上台帳（月次で合計・確定申告の根拠）

請求書とセットで持っておきたいのがこの1枚。列は「請求日／取引先／件名／税抜金額／消費税／源泉／入金予定日／入金日」。入金日が空欄のまま2週間以上経ったらリマインド——これだけで請求もれをほぼ防げます。

売上規模の確認には 割合計算ツール や 消費税計算ツール が使えます。

5. 週次ふりかえりメモ（数字と作業をつなぐ1枚）

数字だけを見ていると、なぜ売上が伸びた／落ちたが分からなくなります。1週間に1度、10分だけ「今週やった作業／今週の入金／来週の請求予定／気になっていること」の4行を書き残すと、確定申告や来期の計画のときに一次資料として効きます。

クラウド会計ソフトに移すのはいつか

取引数が月30件を超えたあたりから、Excel の手入力は逆に時間泥棒になります。目安として 「請求書を月10枚以上／経費入力に月2時間以上」を超えたら、freee や マネーフォワード などの月額ソフトに切り替えるタイミングです。それまでは Excel で自分の商売の輪郭を掴んでおいたほうが、ソフト選びも失敗しません。

まとめ

会計ソフトを契約しても、結局「何を入れるか」を自分で決められないと定着しません。最初の3ヶ月は Excel 5枚で回して、自分の数字の癖を掴んでから乗り替えを検討してみてください。